Насколько подробно прописывать инструкции

Не секрет, что ясные инструкции для персонала и удобная система контроля — основа успешного делегирования.

Выделив функцию, которую вы будете делегировать, необходимо подготовить по ней инструкцию. Это будет не сложно, если вы прошли все этапы вашей бизнес-модели и знаете как у вас все устроено. Придерживайтесь следующих советов и все у вас будет хорошо.

1. Следуйте принципу: одна инструкция — один результат.

Идеальная инструкция — это последовательность указаний, следуя которым ваш сотрудник придет к запланированному результату. Чем подробнее и яснее будут указания, тем выше вероятность достижения результата.

Простой пример идеальной инструкции, которая известна всем — рецепт приготовления какого-либо блюда. Например: салата «Оливье». Точно следуя инструкции, вы получите один результат — салат «Оливье» весом 500 грамм.

В зависимости от навыков разных поваров, салат может получиться чуть менее или чуть более вкусным. Но в целом — блюдо будет узнаваемым. Не «Сельдь под шубой». Не утка по Пекински. Это будет салат «Оливье».

2. Укажите в инструкциях только то, что ведет к результату

Чтобы вашими инструкциями охотно пользовались, они должны помогать сотрудникам в работе. Не пишите в них лишнего, не усложняйте сотрудникам жизнь.

Не нужно создавать документ, который переполнен формальностями. Например о том, что менеджер по продажам должен соблюдать распорядок дня, повышать свою квалификацию и так далее. Спросите себя: «Поможет это моему менеджеру по продажам получить согласие клиента на оплату?». Если нет — смело удаляйте это из документа.

3. Проведите тест «на бабушку»

Критерий хорошей инструкции — с ней разберется даже бабушка. Пишите каждый пункт инструкции как указание к действию, над которым не нужно размышлять. Не пытайтесь объяснять суть явлений и писать нравоучения. Просто напишите что конкретно делать. И опишите как это делается.

Хороший пример инструкции: «Возьмите шаблон Договора, заполните пустые поля реквизитами из письма, прикрепленного к карточке клиента Отправьте документ на email клиента не позже 2 часов после получения реквизитов».

Плохой пример инструкции: «Вы обязаны своевременно отправить договор и согласовать его с клиентом».

Дайте новую инструкцию сотруднику и не вмешивайтесь. Пусть он исполнит задуманное руководствуясь только ей. Если результат работы вас удовлетворяет — значит с документом все в порядке.

Помните, документ нужен, чтобы глядя в него, сотрудник мог получить результат и не отвлекать вас лишними вопросами. При этом, он должен быть лаконичным и ясным.

Соблюдайте баланс. Недостаток информации вызовет у сотрудника вопросы. Переизбыток — сложность в изучении документа.

18 марта 2019 года, стартует практический курс «Точки роста» с блоком Гарвардской школы организации бизнес-процессов. Прекратите день сурка! Получите пошаговый алгоритм устранения хаоса в своей компании. Подробности и регистрация — по ссылке.